Polityka prywatności Nowa Era Energetyki

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Nowa Era Energetyki z siedzibą w Polsce (dalej: „Spółka”, „my”, „nas”).

1.2. Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz przepisami prawa polskiego w zakresie ochrony danych osobowych i prawa energetycznego.

1.3. Polityka dotyczy danych osobowych klientów, potencjalnych klientów, użytkowników naszych stron internetowych, kontrahentów oraz osób kontaktujących się z nami w inny sposób.

2. Administrator danych

2.1. Administratorem danych osobowych jest Nowa Era Energetyki (dalej: „Administrator”).

2.2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z nami:

• korespondencyjnie: Nowa Era Energetyki, Polska
• e-mailowo: [adres e-mail do kontaktu z administratorem danych]
• telefonicznie: [numer telefonu]

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. W zależności od charakteru relacji przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON),
• dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu),
• dane związane z umową i rozliczeniami (np. numer punktu poboru energii, numer licznika, dane zużycia energii, dane do fakturowania, numer rachunku bankowego),
• dane dotyczące korzystania z usług energetycznych (np. profil zużycia, parametry techniczne przyłącza),
• dane z korespondencji i kontaktów z nami (np. treść zapytań, reklamacji, notatki ze spotkań lub rozmów telefonicznych),
• dane zbierane podczas korzystania ze strony internetowej (np. adres IP, pliki cookies, dane o aktywności na stronie – zgodnie z zasadami opisanymi w części dotyczącej plików cookies).

3.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być konieczne do zawarcia lub realizacji umowy, spełnienia wymogów prawnych lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• zawarcie, realizacja i obsługa umów dotyczących dostaw energii lub innych usług energetycznych,
• obsługa zamówień, zgłoszeń, reklamacji i serwisu posprzedażowego,
• kontakt w sprawach związanych z realizacją umowy.

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa energetycznego, podatkowego, rachunkowego oraz innych przepisów powszechnie obowiązujących,
• przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej,
• realizacja obowiązków sprawozdawczych względem właściwych organów.

(c) Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• dochodzenie i obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa infrastruktury technicznej, systemów informatycznych i sieci,
• prowadzenie analiz biznesowych i statystycznych (w tym optymalizacja zużycia energii, planowanie rozwoju infrastruktury),
• marketing bezpośredni naszych usług (w formach niewymagających zgody, o ile przepisy na to pozwalają),
• zapewnienie ciągłości i jakości dostaw energii oraz obsługi klienta.

(d) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną (np. newsletter, oferty promocyjne) lub prowadzenie marketingu telefonicznego,
• wykorzystanie określonych plików cookies i podobnych technologii w celach marketingowych i analitycznych,
• inne cele, wyraźnie wskazane w treści udzielonej zgody.

4.2. Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie ją wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane:

• podmiotom współpracującym ze Spółką przy realizacji umów i usług (np. operatorom systemów dystrybucyjnych, firmom serwisowym, podwykonawcom wykonującym prace instalacyjne i serwisowe),
• dostawcom usług IT, hostingu, usług chmurowych, systemów bilingowych i CRM,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, doradcze, prawne, audytorskie i windykacyjne,
• operatorom pocztowym i firmom kurierskim,
• bankom i instytucjom płatniczym w związku z realizacją płatności,
• organom administracji publicznej, sądom i innym uprawnionym instytucjom – gdy jest to wymagane przepisami prawa.

5.2. Odbiorcy danych przetwarzają je na podstawie odpowiednich umów powierzenia danych lub jako samodzielni administratorzy, przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa wymaganych przez przepisy.

5.3. Co do zasady dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli w wyjątkowych przypadkach dojdzie do takiego przekazania, będzie się ono odbywać wyłącznie na zasadach przewidzianych w RODO, przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń (np. standardowych klauzul umownych UE).

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• przez okres wymagany przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i rachunkowymi (zazwyczaj 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wystąpiło zdarzenie powodujące obowiązek podatkowy),
• przez czas niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• w przypadku zgody – do momentu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania.

6.2. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

7.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych (uzyskania informacji, czy i jakie dane przetwarzamy oraz otrzymania kopii danych),
• prawo sprostowania danych (poprawienia lub uzupełnienia danych niekompletnych lub nieprawidłowych),
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania – np. gdy kwestionowana jest prawidłowość danych lub zasadność ich przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym profilowania) – w dowolnym momencie.

7.2. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z nami przy użyciu danych kontaktowych wskazanych w części 2.

7.3. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

8. Zasady bezpieczeństwa danych

8.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, w tym:

• środki kontroli dostępu do systemów informatycznych,
• szyfrowanie transmisji danych, gdy jest to zasadne,
• regularne tworzenie kopii zapasowych,
• szkolenia personelu w zakresie ochrony danych osobowych,
• procedury związane z reagowaniem na incydenty bezpieczeństwa.

8.2. Dbamy o to, aby podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych, również zapewniały właściwe standardy bezpieczeństwa.

9. Pliki cookies i technologie podobne

9.1. Nasze strony internetowe mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania serwisu, poprawy jakości usług, analizy ruchu oraz – w oparciu o odpowiednie zgody – w celach marketingowych.

9.2. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika. Mogą one być:

• niezbędne (techniczne) – konieczne do prawidłowego działania strony,
• funkcjonalne – ułatwiające korzystanie z serwisu,
• analityczne – służące do zbierania anonimowych informacji statystycznych,
• marketingowe – wykorzystywane do dopasowywania treści reklamowych.

9.3. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w przeglądarce internetowej lub za pomocą udostępnionych na stronie narzędzi do zarządzania zgodami. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcje strony.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

10.1. W związku ze specyfiką sektora energetycznego możemy stosować profilowanie, w szczególności w celu:

• dopasowania oferty do profilu zużycia energii i potrzeb klienta,
• planowania obciążeń sieci oraz optymalizacji dostaw energii,
• analizy ryzyka związanego z zawarciem lub kontynuacją umowy.

10.2. Profilowanie może opierać się m.in. na danych dotyczących zużycia energii, lokalizacji punktu poboru, historii płatności oraz rodzaju wykorzystywanych usług. W przypadkach, gdy profilowanie wywołuje wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób na nią istotnie wpływa i odbywa się w pełni automatycznie, zapewniamy prawa przewidziane w RODO, w tym prawo do uzyskania interwencji człowieka, wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania decyzji.

11. Zmiany Polityki prywatności

11.1. Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania do zmian w przepisach prawa, technologii, sposobu działania Spółki lub oferty usług.

11.2. O istotnych zmianach Polityki poinformujemy poprzez odpowiedni komunikat na naszej stronie internetowej lub innymi, zwyczajowo przyjętymi środkami komunikacji.

12. Kontakt

12.1. Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych prosimy kierować do Administratora, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w części 2 niniejszej Polityki.

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje na terenie Rzeczypospolitej Polskiej i dotyczy działalności Nowa Era Energetyki w zakresie usług związanych z sektorem energetycznym.